13.2. Plan de Gestión de los Interesados

Planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

Para desarrollar el plan de gestión de los interesados se debe procurar el juicio y la experiencia de grupos o individuos con capacitación especializada, pericia en la materia o conocimiento de las relaciones en el ámbito de la organización, tales como:

• la alta dirección;
• los miembros del equipo del proyecto;
• otras unidades o individuos dentro de la organización;
• los interesados clave identificados;
• los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);
• expertos en la materia, en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
• grupos de la industria y consultores, y
• asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs).

Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participación requeridos de todos los interesados. Dicha información se puede utilizar para preparar el plan de gestión de los interesados.

El nivel de participación actual de todos los interesados se debe comparar con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. La participación de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto es crítica para el éxito del mismo.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera:

• Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.
• Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.
• Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
• Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.
• Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.

La participación actual se puede documentar mediante la Matriz de Evaluación de la
Participación de los Interesados.

El plan de gestión de los interesados es un componente del plan para la dirección del proyecto e identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.

Además de los datos recopilados en el registro de interesados, el plan de gestión de los interesados a menudo proporciona:

 

• los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave;
• el alcance e impacto del cambio para los interesados;
• las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan identificado;
• los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto;
• la información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle;
• el motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la participación de los interesados;
• el plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria a los interesados, y
• el método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que avanza y se desarrolla el proyecto.

Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualización, se cuentan:

• el cronograma del proyecto y
• el registro de interesados.