Herramienta PMMM

PMMM es una herramienta formal usada para medir la madurez en la gerencia de proyectos en cualquiera de las áreas de conocimiento. Para lo cual PMMM ha sido desarrollada utilizando las nueve (9) áreas de conocimiento. El modelo se compone de cinco (5) niveles de madurez y examinado dentro de las nueve (9) áreas de conocimiento, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 4 Modelo de Madurez en la Gestión de Proyectos

Donde los niveles corresponden a:

NIVEL 1: Procesos Iniciales

A pesar de que para este nivel se reconoce que existen algunos procesos informales para la gestión de proyectos. No hay establecidas prácticas y estándares, además ningún gerente de proyectos se le establece responsabilidad por el cumplimiento de ningún estándar. La documentación es informal. La gerencia por su parte entiende la definición de proyectos como un proceso aceptado para acometer iniciativas y esta en perfecto acuerdo con la necesidad de la práctica de gestión de proyectos. Las métricas son informales y recopiladas de manera “ad hoc”.

NIVEL 2: Procesos y Estándares Estructurados

Para este nivel existen varios procesos de gestión de proyectos dentro de la Organización, pero no son considerados aún estándares Organizacionales, es decir de aplicación uniforme a todos los proyectos. Existe documentación en los procesos básicos. La Gerencia soporta la implementación de la práctica de gestión de proyectos, pero no hay un entendimiento consistente, compromiso, ni política de cumplimiento para todos los proyectos, las prácticas son aplicadas a proyectos más visibles y estratégicos. Existen métricas básicas para supervisar costos, cronograma y desempeño técnico, además, los datos son recopilados y agrupados manualmente.

NIVEL 3: Estándares Organizacionales y Procesos Institucionalizados

Todos los procesos de gestión de proyectos  se encuentran implementados y establecidos como estándares organizacionales. Estos procesos involucran al cliente/usuarios como miembros activos integrales del equipo de proyectos. Todos los proyectos utilizan estos procesos con una mínima excepción, aunque los procesos de gestión son ajustados a la complejidad del tipo de proyecto. La gerencia ha institucionalizado estos procesos y demanda cumplimiento, además, de intervenir en los procesos aprobatorios de decisiones claves y estratégicas.

A este nivel cabe destacar que los procesos deben ser adecuados a las características de cada proyecto. Una organización no puede aplicar a ciegas todo por igual, deben realizarse consideraciones por tipo de proyecto y área de negocio aplicada.

NIVEL 4: Procesos Administrados

Los proyectos son gestionados tomando en consideración cómo ha sido su Desempeño en el pasado y qué se espera que sea en el futuro. La gerencia usa métricas eficientes y efectivas para la toma de decisiones con respecto al proyecto y entendiendo la relación o impacto a otros proyectos o programas. Todos los proyectos, cambios y novedades son evaluadas basado en métricas para los estimados de costos, efectos sobre las líneas bases y cálculos a través del método de valor ganado que incorpora el estudio de las varianzas, no sólo de estos costos sino del mismo cronograma. La información de los proyectos es incorporada con otros sistemas corporativos con la finalidad de optimizar las decisiones de negocio. Procesos y estándares son documentados e implantados soportándose en procedimientos prácticos del uso de estas métricas para la toma de decisiones sobre los proyectos. Se evidencian prácticas sobre  el “Manejo de Portafolio de Proyectos”.
La gerencia claramente entiende su participación y el rol en los procesos de gestión de proyectos y su ejecución es buena. Maneja los diferentes tipos de novedades en los niveles apropiados y demuestra diferentes tipos de estilos de gerencia en sus gerentes de proyectos que permite localizarlos dependiendo del tamaño y complejidad de los proyectos a ejecutar.

Los procesos de gestión de proyectos, estándares y sistemas de soporte están integrados con otros procesos corporativos y sistemas.

NIVEL 5: Optimización de Procesos

Los procesos están implantados y su uso es evidente lo cual permite el mejoramiento continuo de las actividades y prácticas de gestión de proyectos. Lecciones aprendidas son regularmente examinadas y utilizadas para mejorar estándares, prácticas, métodos y documentación. La gerencia y la organización no sólo están enfocadas en gestionar de forma efectiva sino en un mejoramiento continuo. Las métricas recolectadas durante la ejecución de proyectos son usadas tanto para evaluar el desempeño como para llenar una base de conocimientos que permita establecer un adecuado sistema de información de gestión para decisiones futuras (Enterprise PMIS).