4.1. Desarrollar la Carta del Proyecto

Puede incluir:

• La cultura, estructura y procesos de una empresa u organización.
• Sectores industriales, las normas estatales y reglamentos en torno al proyecto y su ejecución.
• Infraestructuras de la organización, incluidas las instalaciones, capital, los servicios prestados, etc.
• Directrices de recursos humanos, los sitemas de autorización, registros, procedimientos y políticas.
• Mercado y las condiciones económicas generales.
• Tolerancia al riesgo.
• Clima político.
• Los canales de comunicación de la organización.
• Bases de datos y sistemas de información.
• Proyecto de Sistemas de gestión de la información, tales como software de gestión de proyectos y herramientas. 

Toda empresa tiene un conjunto de activos que ayuden a los procesos. El jefe del proyecto contribuye añadiendo a la organización activos (informes, lecciones aprendidas, formularios, etc.) que utiliza en los proyecto.
Estos activos se utilizan en proyectos posteriores para influir en el éxito de los mismos. Algunos de estos activos son:

• Las normas, procesos y políticas de la organización, incluyendo la salud, la seguridad, la ética y las normas y políticas de gestión de proyectos.
• Los criterios para realziar propuestas y evaluaciones.
• Las plantillas, formularos estandarizados, la estructura de desglose del trabajo y los informes.
• Los requerimientos de comunicación, tecnología, medios de comunicación, retención de datos y seguridad.
• Directrices para el cierre del proyecto, auditorías, evaluaciones, criterios de aceptación, etc.
• Información sobre la presentación de informes de tiempo, gasto, disposiciones del contrato, controles financieros.
• Procedimiento de control de cambios.
• Procedimiento de gestión de riesgos, análisis de riesgos e informes de impacto.
• Lecciones aprendidas.
• Información histórica.

Aquí se encuentran: las tormentas de ideas, resolución de conflictos, solución de problemas y la gestión de reuniones.

Es el documento que autoriza formalmente un proyecto o fase y documenta los requerimientos iniciales que satisfacen las necesidades de los interesados. El gerente de proyecto es el responsable de crear la carta del proyecto, pero esta debe ser promovida por el sponsor. Todo proyecto debe tener una carta del proyecto. La cual contiene:

• La descrición del proyecto.
• El gerente de proyecto asignado y su nivel de autoridad.
• El caso de negocio. la justificación del proyecto.
• Los recursos disponibles, así como los involucrados del proyecto.
• Requerimientos de los involucrados del proyecto.
• Riesgos de alto nivel.
• Objetivos medibles.
• Entregables.
• Quiénes serán los responsables de aprobar los documentos y entregables.
• Firma del esponsor.

Beneficios de realizar la carta del proyecto:

• Autoriza el proyecto.
• Autoriza al gerente de proyecto para que gaste dinero y recursos.
• Los requerimientos se encuentran a alto nivel.
• Cualquier cambio en la carta del proyecto implica hacerse la pregunta: si el proyecto debe continuar, normalmente se cierra y se abre uno nuevo.