4.2. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Salidas de otros procesos

Las salidas de muchos otros procesos se integran para crear el plan de gestión del proyecto.

Puede incluir:

• La cultura, estructura y procesos de una empresa u organización.
• Sectores industriales, las normas estatales y reglamentos en torno al proyecto y su ejecución.
• Infraestructuras de la organización, incluidas las instalaciones, capital, los servicios prestados, etc.
• Directrices de recursos humanos, los sitemas de autorización, registros, procedimientos y políticas.
• Mercado y las condiciones económicas generales.
• Tolerancia al riesgo.
• Clima político.
• Los canales de comunicación de la organización.
• Bases de datos y sistemas de información.
• Proyecto de Sistemas de gestión de la información, tales como software de gestión de proyectos y herramientas. 

Toda empresa tiene un conjunto de activos que ayuden a los procesos. El jefe del proyecto contribuye añadiendo a la organización activos (informes, lecciones aprendidas, formularios, etc.) que utiliza en los proyecto.
Estos activos se utilizan en proyectos posteriores para influir en el éxito de los mismos. Algunos de estos activos son:

• Las normas, procesos y políticas de la organización, incluyendo la salud, la seguridad, la ética y las normas y políticas de gestión de proyectos.
• Los criterios para realziar propuestas y evaluaciones.
• Las plantillas, formularos estandarizados, la estructura de desglose del trabajo y los informes.
• Los requerimientos de comunicación, tecnología, medios de comunicación, retención de datos y seguridad.
• Directrices para el cierre del proyecto, auditorías, evaluaciones, criterios de aceptación, etc.
• Información sobre la presentación de informes de tiempo, gasto, disposiciones del contrato, controles financieros.
• Procedimiento de control de cambios.
• Procedimiento de gestión de riesgos, análisis de riesgos e informes de impacto.
• Lecciones aprendidas.
• Información histórica.

Se encuentran: las tormentas de ideas,resolución de conflictos, solución de problemas y gestión de reuniones.

Es el documento donde se indica cómo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto. El plan de gestión del proyecto contiene:

Los planes de gestión de las áreas de conocimiento:

• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de requisitos
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de costos
• Plan de gestión de calidad
• Plan de gestión del proceso
• Plan de gestión de recursos humanos
• Plan de gestión de comunicaciones
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de las adquisiciones
• Plan de gestión de los interesados

Medida de desempeño de la línea base, la cual está formada por:

• Línea base del alcance: EDT, diccionario de la EDT y declaración del alcance del proyecto.
• Línea base del tiempo
• Línea base del costo

Plan de gestión de cambios del proyecto: indica como gestionar las solicitudes de cambio del proyecto.

Plan de gestión de la configuración: indica como gestionar los cambios en los entregables y toda la documentación. Permite documentar el sistema por versiones.

Plan de gestión de requerimientos: permite establecer como se gestionaran los requerimientos del proyecto.

Plan de mejora de los procesos: permite establecer como mejorar los procesos del proyecto.

Aclaraciones:

• Las líneas base se usarán para medir el desempeño. Cuando existan desviaciones, el gerente de proyecto debe tomar las medidas necesarias para volver a la línea base, si no es posible, se debe realizar una solicitud de cambio para cambiar la línea base.
• La línea base no se cambia sin una solicitud de cambio.
• Plan de gestión de cambios: Describe como se van a gestionar los cambios del proyecto. Evita que se realicen cambios innecesarios. Los cambios cuestan menos si se incluyen desde el principio. Incluye:
  • Procedimientos de control de cambios (quién y cómo).
  • Niveles de autorización de cambios.
  • La creación de una mesa de control de cambios.
  • Cómo van a llevarse a cabo las reuniones de cambios.
  • Cómo documentar los cambios.
• El sistema de control de cambios: Evaluación de las herramientas y procesos para la configuración, evaluación de formularios, procedimientos, etc. Puede incluir el sistema de control de cambios.
• Una vez se tiene el plan de gestión del proyecto, el sponsor los revisa y lo aprueba.
• Documentos del proyecto: Cualquier documento usado en el proydcto que no forme parte del plan de gestión del proyecto. Ej: la carta del proyecto, el contrato, el registro de riesgos, etc.
• Reunión de inicio del proyecto: Se realiza una vez se concluya el plan de gestión del proyecto y de que empiece la ejecución. Es una reunión para conocer los detalles del proyecto.