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4.4. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

4.4.Monitorear y Controlar el trabajo del Proyecto
Controlar todo de inicio a fin. Realizar nuevas solicitudes de cambio, incluyendo acciones preventivas y correctivas. Actualizar el plan del proyecto y los demás documentos del proyecto. Monitorear y controlar contra la línea base. Analizar e investigar los riesgos. Analizar si las medidas tomadas han sido efectivas. En este proceso se balancean las necesidades de alcance, tiempo, calidad, etc. Controlar cuándo y en qué orden se realizan las actividades. Sistema de autorización del trabajo.
Entradas
Plan para la dirección del proyecto
Es el documento donde se indica cómo se va a planificar, gestional y controlar el proyecto. El plan de gestión del proyecto contiene: Los planes de gestión de las 8 áreas de conocimiento. Medida de desempeño de la línea base, la cual está formada por: Línea base del alcance: EDT, diccionario de la EDT y declaración del alcance del proyecto. Línea base del tiempo Línea base del costo Plan de gestión de cambios del proyecto: indica como gestionar las solicitudes de cambio del proyecto. Plan de gestión de la configuración: indica como gestionar los cambios en los entregables y toda la documentación. Permite documentar el sistema por versiones. Plan de gestión de requerimientos: permite establecer como se gestionaran los requerimientos del proyecto. Plan de mejora de los procesos: permite establecer como mejorar los procesos del proyecto. Aclaraciones: Las líneas base se usarán para medir el desempeño. Cuando existan desviaciones, el gerente de proyecto debe tomar las medidas necesarias para volver a la línea base, si no es posible, se debe realizar una solicitud de cambio para cambiar la línea base. La línea base no se cambia sin una solicitud de cambio. Plan de gestión de cambios: Describe como se van a gestionar los cambios del proyecto. Evita que se realicen cambios innecesarios. Los cambios cuestan menos si se incluyen desde el principio. Incluye: Procedimientos de control de cambios (quién y cómo). Niveles de autorización de cambios. La creación de una mesa de control de cambios. Cómo van a llevarse a cabo las reuniones de cambios. Cómo documentar los cambios. El sistema de control de cambios: Evaluación de las herramientas y procesos para la configuración, evaluación de formularios, procedimientos, etc. Puede incluir el sistema de control de cambios. Una vez se tiene el plan de gestión del proyecto, el sponsor los revisa y lo aprueba. Documentos del proyecto: Cualquier documento usado en el proydcto que no forme parte del plan de gestión del proyecto. Ej: la carta del proyecto, el contrato, el registro de riesgos, etc. Reunión de inicio del proyecto: Se realiza una vez se concluya el plan de gestión del proyecto y de que empiede la ejecución. Es una reunión para conocer los detalles del proyecto.
Pronósticos del cronograma
Se derivan del progreso realizado a la línea base del cronograma y del tiempo calculado estimado hasta la conclusión (ETC). Por lo general, se expresa en términos de variación del cronograma (SV) e índice de desempeño del cronograma (SPI). Si en el proyecto no se realiza una gestión del valor ganado, se deben proporcionar valores de desviación respecto a las fechas de finalización planificadas y previstas.
Pronósticos de costos
Se derivan del progreso realizado a la línea base del costo y a las estimaciones calculadas hasta la conclusión (ETC). Por lo general, se expresa en términos de variación del costo (CV) e índice de desempeño del costo(CPI). Se puede comparar una estimación a la conclusión (EAC) con el presupuesto hasta la conclusión(BAC) para ver si el proyecto se encuentra dentro de los límites de tolerancia o si por el contrario requiere la realización de un solicitud de cambio. Si en el proyecto no se realiza una gestión del valor ganado, se deben proporcionar valores de desviación respecto a los gastos planificados versus los reales y a los costos finales previstos.
Cambios validados
Asegurar que los cambios aprobados se implementaro correctamente.
Información de desempeño del trabajo
Consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas.
Factores ambientales de la empresa
Puede incluir: La cultura, estructura y procesos de una empresa u organización. Sectores induistriales, las normas estatales y reglamentos en torno al proyecto y su ejecución. Infraestructuras de la organización, incluidas las instalaciones, capital, los servicios prestados, etc. Directrices de recursos humanos, los sitemas de autorización, registros, procedimientos y políticas. Mercado y las condiciones económicas generales. Tolerancia al riesgo. Clima político. Los canales de comunicación de la organización. Bases de datos y sistemas de información. Proyecto de Sistemas de gestión de la información, tales como software de gestión de proyectos y herramientas.
Activos de los procesos de la organziación
Toda empresa tiene un conjunto de activos que ayuden a los procesos. El jefe del proyecto contribuye añadiendo a la organización activos (informes, lecciones aprendidas, formularios, etc.) que utiliza en los proyecto. Estos activos se utilizan en proyectos posteriores para influir en el éxito de los mismos. Algunos de estos activos son: Las normas, procesos y políticas de la organización, incluyendo la salud, la seguridad, la ética y las normas y políticas de gestión de proyectos. Los criterios para realziar propuestas y evaluaciones. Las plantillas, formularos estandarizados, la estructura de desglose del trabajo y los informes. Los requerimientos de comunicación, tecnología, medios de comunicación, retención de datos y seguridad. Directrices para el cierre del proyecto, auditorías, evaluaciones, criterios de aceptación, etc. Información sobre la presentación de informes de tiempo, gasto, disposiciones del contrato, controles financieros. Procedimiento de control de cambios. Procedimiento de gestión de riesgos, análisis de riesgos e informes de impacto. Lecciones aprendidas. Información histórica.
Herramientas y técnicas
Juicio de Expertos
Consultar a los expertos para monitorear el proyecto.
Técnicas analíticas
Entre las cuales se encuentran: Análisis de regresión Métodos de clasificación Análsis causal Análisis de causa raíz Métodos de pronóstico Análisis de reservas Análisis de tendencias Análisis de variación Gestión de valor ganado
Sistema de información para la dirección de proyectos
Reuniones
Salidas
Solicitudes de cambio
Siempre seguirán el proceso de "Realizar el Control integrado de Cambios".
Informes de desempeño del trabajo
Es una representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo recopilada en documentos del proyecto, destinada para la toma de decisiones, acciones o conocimiento.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Si se requiere.
Actualización a los documentos del proyecto
También puede producirse la actualización de los documentos del proyecto, por ejemplo, el registro de interesados o el plan de comunicaciones.