10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Es el proceso que permite desarrollar un enfoque y pla adecuado para las comunicaciones teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de los interesados y los activos de la organización que se encuentren disponibles.

El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.

Tecnología de la Comunicación

Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar como métodos de comunicación técnicas que vayan desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales extensos que se pueden consultar en línea.

Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto.

Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los interesados del proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en:

• Comunicación interactiva
• Comunicación de tipo Push (empujar)
• Comunicación de tipo Pull (tirar)

El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los interesados. 

El plann debe contener la siguiente información:

• Los requisitos de comunicación de los interesados.
• La información que se comunicará, incluido el idioma, formato, contenido y nivel de detalle.
• El motivo de distribuir dicha información.
• El plazo y la frecuencia para distribuir la información y para recibir el acuse de recibo.
• La persona responsable de la comunicación.
• La persona responsable de autorizar la comunicación.
• la persona o grupos que recibirán la información.
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa;
• Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto;
• El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior;
• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un glosario de la terminología común;
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc., y
• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.

Entre los documentos a actualizar se encuentra el cronograma del proyecto y el registro de interesados.