10.2. Gestionar las Comunicaciones

Es el proceso que permite crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Los métodos para transferir información difieren de cada proyecto, lo importante es identificar cuáles son los métodos de comunicación que se van a utilizar y que sean los más apropiados y aceptados por todos los involucrados en el proyecto. Entre los aspectos a tener en cuenta están:

• Urgencia de la necesidad de información
• Disponibilidad de tecnología
• El equipo de proyecto
• Duración y entorno del proyecto

Las comunicaciones pueden darse de muchas maneras: cara a cara, por teléfono, por videoconferencia, por correo electrónico, etc.

Los modelos de comunicación están comformados por tres partes:

• El remitente
• El mensaje
• El receptor

El remitente codifica el mensaje y el receptor se encarga de decodificarlo. Sin embargo hay factores (educación, experiencia, cutura, etc.) que pueden influir en la forma como el receptor decodifica el mensaje , estos factores son los que se denominan ruido en una comunicación.

Comunicación efectiva: El remitente codifica el mensaje y determina el método de comunicación a utilizar para enviarlo y confirmar que este haya sido comprendido.

Escucha efectiva: El receptor decodifica el mensaje y confirma que ha sido comprendido.

Los métodos de comunicación se pueden clasificar en:

• Comunicación interactiva: ocurre entre dos o más personas. Ejemplos de este tipo de comunicación son: reuniones, conferencias, llamadas telefónicas, etc.
• Comunicación tipo "puhs" (empujar): La información viaja en un sólo sentido. El remitente proporciona la información a las personas que requieren la información pero no espera que lo retroalimenten. Ejemplo: Informes de estado.
• Comunicación tipo "pull" (jalar): El director de proyectos pone la información en un lugar central y los destinatarios de la información son responsables de tomarla. Este método se utiliza cuando se desea comunicar información a muchas personas.

Es importante mencionar el número de canales de comunicación que pueden ocurrir en un proyecto con el simple hecho de agregar una persona al equipo de proyecto. A continuación se presenta la fórmula que permite calcular el número de canales de comunicación: 

N(N-1)/2	N = Número de personas

Sistemas de Gestión de la Información

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

• gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa;
• gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web, y
• herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo.

Informar el desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos.

El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la información.

El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los interesados.

Entre los documentos que se pueden actualizar se encuentran:

• registro de incidentes,
• cronograma del proyecto y
• requisitos de financiamiento del proyecto.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Entre los activos de los procesos de la organización qu epueden ser actalizados, se cuentan:

• Notificaciones a los interesados
• Informes del proyecto
• Presentaciones del proyecto
• Registros del proyecto
• Retroalimentación de los interesados
• Documentación de lecciones aprendidas