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5.6. Controlar el alcance

5.6. Controlar el Alcance
Este proceso permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, así como la forma en que se gestionan cambios a la línea base del alcance. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
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Plan para la dirección del proyecto
Es el documento donde se indica cómo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto. El plan de gestión del proyecto contiene: Los planes de gestión de las 8 áreas de conocimiento. Medida de desempeño de la línea base, la cual está formada por: Línea base del alcance: EDT, diccionario de la EDT y declaración del alcance del proyecto. Línea base del tiempo Línea base del costo Plan de gestión de cambios del proyecto: indica como gestionar las solicitudes de cambio del proyecto. Plan de gestión de la configuración: indica como gestionar los cambios en los entregables y toda la documentación. Permite documentar el sistema por versiones. Plan de gestión de requerimientos: permite establecer como se gestionaran los requerimientos del proyecto. Plan de mejora de los procesos: permite establecer como mejorar los procesos del proyecto. Aclaraciones: Las líneas base se usarán para medir el desempeño. Cuando existan desviaciones, el gerente de proyecto debe tomar las medidas necesarias para volver a la línea base, si no es posible, se debe realizar una solicitud de cambio para cambiar la línea base. La línea base no se cambia sin una solicitud de cambio. Plan de gestión de cambios: Describe como se van a gestionar los cambios del proyecto. Evita que se realicen cambios innecesarios. Los cambios cuestan menos si se incluyen desde el principio. Incluye: Procedimientos de control de cambios (quién y cómo). Niveles de autorización de cambios. La creación de una mesa de control de cambios. Cómo van a llevarse a cabo las reuniones de cambios. Cómo documentar los cambios. El sistema de control de cambios: Evaluación de las herramientas y procesos para la configuración, evaluación de formularios, procedimientos, etc. Puede incluir el sistema de control de cambios. Una vez se tiene el plan de gestión del proyecto, el sponsor los revisa y lo aprueba. Documentos del proyecto: Cualquier documento usado en el proydcto que no forme parte del plan de gestión del proyecto. Ej: la carta del proyecto, el contrato, el registro de riesgos, etc. Reunión de inicio del proyecto: Se realiza una vez se concluya el plan de gestión del proyecto y de que empiede la ejecución. Es una reunión para conocer los detalles del proyecto.
Documentación de requisitos
La documentación de los requisitos describe las necesidades comerciales del proyecto. Al comienzo los requisitos son de alto nivel y a medida que avanza el proyecto y se tenga mayor información, los requisitos son más detallados. La documentación de los requisitos puede incluir: La necesidad comercial u oportunidad, que describa las limitaciones actuales y las razones de hacer el proyecto. Objetivos de la empresa y del proyecto. Requisitos funcionales que describan los procesos de la empresa, la información y la interacción con el producto. Requisitos no funcionales, tales como el nivel de servicio, desempeño, seguridad, cumplimiento, capacidad de soporte, retención depuración, etc. Requisitos de calidad. Criterios de aceptación. Impactos sobre áreas de la organización o entes externos. Requisitos de apoyo y capacitación. Supuestos y restricciones de los requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos
La matriz de trazabilidad de requisitos es una tabla que vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor a la empresa, vinculándolo con los objetivos de la empresa y del proyecto.
Datos de desempeño del trabajo
Los datos de desempeño del trabajo pueden incluir el número de solicitudes de cambio recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que se han completado, etc.
Activos de los procesos de la organización
Entre los que se encuentran: Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con el control del alcance Los métodos de seguimiento e información que se utilizarán
Herramientas y técnicas
Análisis de variación
Se realizan mediciones al desempeño con el fin de identificar variaciones respecto a la línea base del alcance.
Salidas
Información de desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio
El análisis de desempeño del alcance puede dar origen a solicitudes de cambio al alcance.
Actualizaciones al plan para la Dirección del proyecto
Actualizaciones a la línea base del alcance Actualizaciones a otras líneas base
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Entre otros se pueden actualizar: Documentación de requisitos La matriz de trazabilidad de los requisitos
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización, incluyen, pero no se limitan a: las causas de las desviaciones; las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección, y otros tipos de lecciones aprendidas desde el control del alcance del proyecto.