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7.1. Planificar la Gestión de Costos

7.1. Planificar la Gestión de Costos
Proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
Entradas
Plan para la dirección del proyecto
Entre la información del plan para la dirección del proyecto que sirve de entrada para el desarrollo del plan de gestión de costos, se encuentra: La línea base del alcance: incluye detalles del enunciado del alcance del proyecto y de la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) que se utilizan para la estimación y gestión de costos. Línea base del cronograma: La línea base del cronograma especifica en qué momento se incurrirá en los costos del proyecto. Otra información: Decisiones de costos, riesgos y comunicaciones.
Acta de constitución del proyecto
El acta para la constitución del proyecto proporciona el resumen del presupuesto, a partir del cual se desarrollan los costos detallados del proyecto.
Factores ambientales de la empresa
Entre otros se encuentran: la cultura y la estructura de la organización, que pueden ambas influir en la gestión de los costos; las condiciones del mercado, que describen los productos, servicios y resultados que se encuentran disponibles en el mercado local y en el mercado global; las tasas de cambio de divisas, para los proyectos cuyos costos se originan en más de un país; el software de gestión de proyectos, que proporciona la herramienta de planificación y diferentes alternativas para gestionar los costos; información comercial de dominio público, tal como información sobre productividad de los recursos, que a menudo se encuentra disponible en bases de datos comerciales que realizan ese seguimiento, y los sistemas de autorización de trabajos de la organización.
Activos de los procesos de la organización
Se encuentran: Procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos contables y disposiciones contractuales estándar); Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas; Bases de Datos financieras, y Las políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con la gestión de costos y el presupuesto.
Herramientas y técnicas
Juicio de expertos
El juicio de expertos puede ofrecer orientación o no sobre la conveniencia o no de combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
Técnicas analíticas
El desarrollo del plan de gestión de costos puede implicar la selección de opciones estratégicas para la financiación del proyecto, tales como auto-financiación, financiación a través de acciones, o financiación mediante deuda.
Reuniones
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión de costos.
Salidas
Plan de gestión de costos
El plan de gestión de costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de costos. El plan de gestión de costos podría, por ejemplo, establecer lo siguiente: Unidades de medida: Se definen, para cada uno de los recursos, las unidades que se utilizarán en las mediciones (tales como las horas, los días o las semanas de trabajo del personal para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas, kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidades, o pago único en formato de moneda). Nivel de precisión: Consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se aplicará a las estimaciones del costo de las actividades. Nivel de exactitud: Se especifica el rango aceptable (p.ej., ±10%) que se utilizará para hacer estimaciones realistas sobre el costo de las actividades. Enlaces con los procedimientos de la organización: La estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) (Sección 5.4) establece el marco general para el plan de gestión de costos y permite que haya coherencia con las estimaciones, los presupuestos y el control de los costos. Umbrales de control: Para monitorear el desempeño de los costos, pueden definirse umbrales de variación, que establecen un valor acordado para la variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Reglas para la medición del desempeño: Se establecen reglas para la medición del desempeño mediante la gestión del valor ganado.