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13.3. Gestionar la Participación de los Interesados

13.3. Gestionar la Participación de los Interesados
Este proceso permite trabajar de la mano con los interesados, conocer sus expectativas y necesidades y solucionar los incovenientes que se presenten.
Entradas
Plan de Gestión de los Interesados
El plan de gestión de los interesados proporciona una guía sobre la mejor manera de involucrar a los diferentes interesados en el proyecto. El plan de gestión de los interesados describe los métodos y tecnologías utilizados para la comunicación con los interesados.
Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones proporciona orientación e información sobre la gestión de las expectativas de los interesados. Entre la información utilizada se cuenta: los requisitos de comunicación de los interesados; la información que debe ser comunicada, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle; el motivo de distribución de la información; la persona o los grupos que recibirán la información, y el proceso de escalado.
Registro de Cambios
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que ocurren durante el proyecto. Dichos cambios, así como su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos, son comunicados a los interesados adecuados.
Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar la Participación de los Interesados se cuentan: los requisitos de comunicación de la organización, los procedimientos para la gestión de incidentes, los procedimientos de control de cambios y la información histórica relativa a proyectos anteriores.
Herramientas y técnicas
Métodos de Comunicación
Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones se utilizan durante la gestión de la participación de los interesados. En función de los requisitos de comunicación de los interesados, el director del proyecto decide cómo, cuándo y cuáles de estos métodos de comunicación se utilizarán en el proyecto.
Habilidades interpersonales
Las habilidades interpersonales del director de proyectos facilitan la gestión de las expectativas de los interesados.
Habilidades de gestión
El director de proyecto debe trabajar en el desarrollo de las siguientes habilidades: Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto, Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto, Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto y Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto. Desarrollar Habilidades de: presentación, negociación, redacción y oratoria
Salidas
Registro de Incidentes
La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un registro de incidentes. Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales.
Solicitudes de cambio
Cuando se gestionan las expectativas de los intresados, se pueden generar solictudes de cambio, acciones correctivas o preventivas.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Se puede requerir la actualización del plan de gestión de los interesados.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos que se pueden actualizar son: Estrategia de gestión de los interesados Registro de interesados Registro de incidentes
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden ser actualizados, se cuentan: Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto. Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento. Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto. Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a las operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto. Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa raíz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen, y pasan a formar parte de la base de datos histórica, tanto del proyecto como de la organización ejecutora.