13.4. Controlar la Participación de los Interesados

Controlar la Participación de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

Un sistema de gestión de la información proporciona una herramienta estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.

Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se puede realizar una revaluación de los interesados actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia, tales como: 

• la alta dirección;
• otras unidades o individuos dentro de la organización;
• los interesados clave identificados;
• los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);
• expertos en la materia en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
• grupos de la industria y consultores, y asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales.

Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de la participación de los interesados.

La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas. De este modo los datos de desempeño del trabajo se han transformado en información de desempeño del trabajo. Los datos en sí mismos no se utilizan en el proceso de toma de decisiones porque se puede malinterpretar su significado. La información, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, y proporciona una base sólida para las decisiones del proyecto.

La información de desempeño del trabajo se circula a través de los procesos de comunicación. Algunos ejemplos de información de desempeño son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión previstas.

El análisis del desempeño del proyecto y de las interacciones con los interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios como se describe a continuación:

• Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro esperado del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto.
• Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo del proyecto en el futuro.

A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios. Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización, se cuentan:

• el plan de gestión de cambios,
• el plan de gestión de las comunicaciones,
• el plan de gestión de costos,
• el plan de gestión de recursos humanos,
• el plan de gestión de las adquisiciones,
• el plan de gestión de calidad,
• el plan de gestión de requisitos,
• el plan de gestión de riesgos,
• el plan de gestión del cronograma,
• el plan para la gestión del alcance y
• el plan de gestión de los interesados.

Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualización, se cuentan:

• Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para interesados específicos.
• Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.

Entre los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización, se
cuentan:

• Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
• Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.
• Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.
• Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
• Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a las operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto.
• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa raíz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutora.