| 12.2. Efectuar las Adquisiciones |
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Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
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| Plan de Gestión de las Adquisiciones |
El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
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| Documentos de la Adquisición |
Los documentos de la adquisición proporcionan un registro de auditoría para contratos y otros acuerdos.
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| Criterios de Selección de Proveedores |
Los criterios de selección de proveedores pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con respecto al contrato.
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| Propuestas de los Vendedores |
Las propuestas de los vendedores, preparadas en respuesta a un paquete de documentos de la adquisición, conforman la información básica que será utilizada por un organismo de evaluación a fin de seleccionar uno o más adjudicatarios (vendedores).
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| Documentos del Proyecto |
Entre los documentos del proyecto que a menudo se tienen en cuenta, se incluyen las decisiones contractuales relativas a los riesgos, que se recogen en el registro de riesgos.
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| Decisiones de Hacer o Comprar |
Las organizaciones que adquieren bienes o servicios analizan la necesidad, identifican los recursos y luego comparan las estrategias de adquisición cuando deciden comprar. Las organizaciones también evalúan la necesidad de comprar productos frente a la opción de hacerlos ellas mismas. Entre los factores que influyen en las decisiones de hacer o comprar se cuentan:
- las capacidades clave de la organización,
- el valor proporcionado por los proveedores que satisfacen la necesidad,
- los riesgos asociados al cumplimiento de la necesidad de manera rentable y
- la capacidad comparada internamente con respecto a la comunidad de proveedores.
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| Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones |
Los enunciados del trabajo relativo a adquisiciones proporcionan a los proveedores un conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente definidos, a partir de los que pueden proporcionar una respuesta cuantificable.
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| Activos de los Procesos de la Organización |
Entre los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Efectuar las Adquisiciones, se incluyen:
- listados de vendedores posibles y previamente calificados;
- información relativa a experiencias pasadas relevantes con los vendedores, tanto positivas como negativas, y
- acuerdos previos.
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Herramientas y técnicas
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| Conferencias de Oferentes |
Las conferencias de oferentes (denominadas a veces conferencias de contratistas, conferencias de proveedores o conferencias previas a la licitación) son reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la presentación de ofertas o propuestas.
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Técnicas de Evaluación de Propuestas
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En el caso de adquisiciones complejas, en las que la selección del proveedor se basará en las respuestas de los vendedores a criterios de ponderación definidos previamente, se definirá un proceso formal de revisión de la evaluación, de acuerdo con las políticas de adquisición del comprador. El comité de evaluación realizará su selección, que deberá ser aprobada por la dirección antes de la adjudicación.
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Estimaciones Independientes
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En el caso de muchos elementos de adquisición, la organización compradora puede elegir entre preparar su propia estimación independiente o contratar los servicios de un perito profesional externo para realizar una estimación de costos, que servirá como base de comparación de las respuestas propuestas.
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| Juicio de Expertos |
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores.
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| Publicidad |
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo se pueden ampliar mediante la colocación de anuncios en publicaciones de amplia difusión, tales como periódicos selectos o publicaciones profesionales especializadas.
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Técnicas Analíticas
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Las adquisiciones implican la definición de una necesidad de manera tal que los proveedores puedan aportar valor a través de sus ofertas. Para asegurar que la necesidad pueda ser satisfecha y de hecho lo sea, las técnicas analíticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar la preparación de un proveedor para proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo esperado para la elaboración del presupuesto y a evitar sobrecostos debidos a cambios.
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| Negociación de Adquisiciones |
La negociación de adquisiciones aclara la estructura, los requisitos y otros términos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
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| Vendedores Seleccionados |
Los vendedores seleccionados son aquellos para los que, en función del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, se ha establecido que se encuentran en un rango competitivo, y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertirá en el contrato real cuando se formalice la adjudicación.
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| Acuerdos |
Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar.
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| Calendarios de Recursos |
Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, así como las fechas en las que cada recurso específico o grupo de recursos puede estar activo o inactivo.
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| Solicitudes de Cambio |
Las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes son procesadas para su análisis y resolución mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
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| Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto |
Los elementos que pueden ser actualizados son:
- Las líneas base de costos, alcance y cronograma.
- El plan de gestión de comunicaciones.
- El plan de gestión de las adquisiciones.
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| Actualizaciones a los Documentos del Proyecto |
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización son, entre otros:
- La documentación de requisitos.
- La matriz de trazabilidad de requisitos.
- El registro de riesgos.
- El registro de interesados.
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