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12.3. Controlar las adquisiones

12.3. Controlar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda.
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato
Documentos de la Adquisición
Los documentos de la adquisición contienen registros completos de apoyo para administrar los procesos de adquisición; esto incluye adjudicaciones de los contratos de adquisición y el enunciado del trabajo.
Acuerdos
Los acuerdos son convenios entre partes, que incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.
Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo relativo a adquisiciones, los precios y la descripción de los productos, servicios o resultados a suministrar.
Informes de Desempeño del Trabajo
La documentación relacionada con el desempeño del vendedor incluye: Documentación técnica. Información de desempeño del trabajo.
Datos de Desempeño del Trabajo
Los datos de desempeño del trabajo incluyen (1) el grado de cumplimiento de los estándares de calidad, (2) los costos incurridos o comprometidos y (3) la identificación de las facturas del vendedor que han sido pagadas. Todos los datos se recogen como parte de la ejecución del proyecto.
Herramientas y técnicas
Sistema de Control de Cambios del Contrato
Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la adquisición puede ser modificada. Incluye los formularios, los sistemas de rastreo, los procedimientos de resolución de disputas y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.
Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones
La revisión del desempeño de las adquisiciones es una revisión estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia.
Inspecciones y Auditorías
Las inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor, tal y como se especifica en el contrato de adquisición, se pueden realizar durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor.
Informes de Desempeño
Los datos e informes de desempeño del trabajo suministrados por los vendedores se evalúan en función de los requisitos del acuerdo.
Sistemas de Pago
Por lo general, los pagos al vendedor se procesan a través del sistema de cuentas a pagar del comprador, tras la certificación por una persona autorizada del equipo del proyecto de que el trabajo es satisfactorio.
Administración de Reclamaciones
Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos cambios solicitados en que comprador y vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación por el cambio, o incluso sobre si un cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan también reclamaciones, conflictos o apelaciones. Las reclamaciones se documentan, procesan, monitorean y gestionan a lo largo del ciclo de vida del contrato, generalmente de conformidad con los términos del mismo.
Sistema de Gestión de Registros
Para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestión de registros. Consiste en un conjunto específico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de información para la dirección de proyectos.
Salidas
Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo proporciona una base para la identificación de los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.
Solicitudes de Cambio
El proceso Controlar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales como la línea base de costos, la línea base del cronograma y el plan de gestión de las adquisiciones.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Los elementos del plan que pueden ser actualizados son: Plan de gestión de las adquisiciones. Línea base del cronograma. Línea base de costos.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Se pueden llegar a actualizar los documentos de la adquisición, como es el contrato, el cronograma del contrato, las soliciudes de cambio al contrato, entre otras.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Los elementos que pueden ser actualizados son: Correspondencia Cronogramas y solicitudes de pago Documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor