Metodología de la Oficina de Proyectos

PPMC Consultores Internacionales, ofrece los servicios de consultoría en el área de Gerencia de Proyectos, específicamente en la implantación de una Oficina de Proyectos al interior de las organizaciones o empresas.

Una Oficina de Proyectos es un centro de competencias de la administración de proyectos, encargada de difundir y mantener dentro de una organización el conocimiento que ésta tiene de la administración de proyectos, soportada en pasos probados que se encuentran descritos en una metodología de gerencia de proyectos acorde con la cultura de la organización y las mejores prácticas a nivel mundial. La adecuada y correcta implementación de una Oficina de Proyectos (Project Office) es la base fundamental para lograr el éxito de los proyectos en las empresas que manejan muchos proyectos de manera simultánea.

La PMO - Project Management Office (Oficina de gerencia de Proyectos), ha sido la preocupación de las empresas que desean obtener el éxito en la administración de sus proyectos. Sin embargo, hay un conocimiento insuficiente sobre las empresas que ya lo hicieron.

La implementación de la gerencia de proyectos en las empresas es una tarea que requiere un reconocimiento y es importante anotar que se requiere ciertas habilidades, destrezas y conocimientos que permitan su desempeño.
En todos los proyectos vemos como el alcance, el tiempo y los costos son elementos críticos que requieren de un constante control de forma que los proyectos progresen adecuadamente, para ello se requiere del uso de herramientas apropiadas para la gestión de los costos,  gestión del tiempo, gestión del alcance, etc.
La gerencia de proyectos es una práctica que ha crecido y que demanda una gerencia eficaz, el número de proyectos se ha multiplicado así como la complejidad de los mismos, son aspectos que conllevan a la implementación de una Oficina de Gerencia de Proyectos.

La Oficina de proyectos da soporte a la planificación y ejecución de proyectos. Permite al gerente de proyecto dedicar el tiempo a las personas, a los clientes, al planeamiento y a establecer nuevos negocios.

Motivos para implantar una Oficina de gerencia de proyectos:

• Garantizar que se está aplicando una metodología de gerencia de proyectos en la organización.
• La necesidad de controlar varios proyectos simultáneamente en una empresa.
• Facilita el intercambio de experiencias entre proyectos y permite conocer los problemas gracias a las lecciones aprendidas.
• La necesidad de implementar una metodología homogénea para la ejecución de los proyectos de la organización.

Beneficios de implantar una oficina de proyectos:

• Mejorar los procesos y la información a los gerentes
• Mantener una biblioteca de Mejores prácticas para estimaciones futuras
• Generar reportes consistentes y estándares
• Centralizar la administración de recursos profesionales
• Instalar una cultura de innovación, previsibilidad y resultados

Funciones de una Oficina de proyectos, entre las funciones de la PMO se encuentran:

• Soporte a los procesos durante el ciclo de vida del proyecto
• Herramientas
• Prestar servicios internos en gerencia de proyectos (entrenamiento, desarrollo de profesionales, consultoría interna, acompañamiento reproyectos críticos, etc.)
• Desarrollo e implementación de métodos, procesos y medidas de evaluación.
• Mantener una biblioteca de Mejores prácticas
• Análisis de las mejores prácticas (Documentar los éxitos y fracasos, investigación externa sobre las mejores prácticas)
• Mantener la documentación del  proyecto al día  
• Asegurar consistencia y homogeneidad de reportes
• Administración de recursos profesionales
• Aseguramiento de calidad
• Plan de desarrollo del personal
• Contribución al cambio de cultura